CONCEPT
Design concept — Dự án minh họa hướng thiết kế, không phải dự án khách hàng đã triển khai.
Về dự án
PaperlessFlow là nền tảng văn phòng không giấy tờ giúp doanh nghiệp chuyển đổi toàn bộ quy trình hành chính, nhân sự, đề xuất mua sắm và hợp đồng nội bộ sang môi trường số.
Thách thức ban đầu
- Mỗi hồ sơ thanh toán cần trung bình 4-5 chữ ký tươi, mất từ 3 đến 7 ngày luân chuyển giấy tờ.
- Thất lạc tài liệu, khó khăn trong việc tra cứu lịch sử phê duyệt và kiểm toán.
- Chi phí in ấn, lưu trữ hồ sơ vật lý hàng năm lên tới hàng trăm triệu đồng.
Giải pháp triển khai
- Thiết kế công cụ kéo thả tạo biểu mẫu điện tử linh hoạt theo từng phòng ban.
- Tích hợp động cơ luồng công việc (Workflow Engine) cho phép định tuyến phê duyệt linh hoạt theo cấp bậc và giá trị đề xuất.
- Tích hợp giải pháp Chữ ký số / Ký điện tử bảo mật chuẩn mã hóa PKI.
- Thông báo phê duyệt đa kênh tức thời qua Web, Mobile App và Email.
Kết quả đạt được
- Thời gian phê duyệt trung bình giảm từ 5 ngày xuống chỉ còn dưới 2 giờ.
- Tiết kiệm 85% chi phí giấy mực, in ấn và bưu chính chuyển phát.
- Lưu trữ và tra cứu hồ sơ tức thì với nhật ký (audit log) minh bạch 100%.
